10 tips para organizar un viaje en familia

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10 tips para organizar un viaje en familia

Viajar en familia es un ejercicio organizativo de primer orden y por ello hemos querido ayudaros con 10 tips básicos a la hora de organizar vuestro viaje familiar. Ya sea en verano, semana santa, puentes o cualquier otro tipo de fecha, hay una serie de aspectos que son comunes a todos los viajes que compartamos con la pareja y los hijos/as.

De la buena organización previa depende en un 80% el éxito o no de un viaje y, si hablamos de un viaje familiar, el porcentaje de éxito asegurado con una buena previsión organizativa es por lo menos del 90% ya que en este tipo de turismo cobra aún mayor importancia el prever toda una serie de factores importantísimos a la hora de disfrutarlo, pasarlo bien y, en definitiva, hacer del viaje una experiencia que siempre se recuerde por todos los miembros de la familia.

1 Elegir las fechas.

Lo primero a la hora de organizar puede ser la elección de las fechas concretas o aproximadas (en ocasiones tenemos una horquilla posible, por ejemplo, el mes de julio), en todo caso si que conviene saber aproximadamente la duración en días del viaje.

Decimos que la elección de fechas puede ser el primer paso organizativo del viaje, pero no siempre será así ya que hay veces en que podemos elegir primero el destino y luego las fechas que mejor se acoplen al mismo, o también puede darse el caso de que elijamos las fechas una vez tengamos claro el presupuesto con el que contamos que también puede verse influenciado por las fechas (por las famosas temporadas alta y baja).

2 Presupuesto del viaje.

Como hemos apuntado en el paso anterior, el presupuesto puede influir significativamente en las fechas elegidas, pero no solo en eso, sino también en el destino, así que se trata de un paso fundamental a la hora de organizar nuestro viaje familiar.

Elaborar el presupuesto puede ser tan complejo como queramos y a la vez tan sencillo como decidir que cantidad vamos a gastar en el viaje y a partir de ella montar el resto de aspectos de acuerdo a esto.

Sea de una manera compleja o sencilla, un presupuesto básico debería contemplar principalmente los siguientes costes: alojamiento para toda la familia durante todos los días del viaje, transporte al destino elegido, manutención durante los días del viaje (no solo la comida, esto también incluye todo lo necesario para vivir) y algún extra más como gastos imprevistos que puedan surgir (mas de una vez hemos tenido que ir a reparar el coche a un mecánico durante un viaje y nos ha tocado “engordar” el presupuesto”). Estos conceptos deben traducirse en una cantidad aproximada ya que es muy difícil y no recomendable cerrar un presupuesto definitivo, pero si una aproximación que nos permita empezar a montar el resto de aspectos del viaje.

presupuesto

3 Elegir el destino.

Paso clave en la organización del viaje es sin duda la elección del destino, ya que del mismo dependen otros factores que después veremos y que tendremos que valorar en función del destino que es la piedra angular sobre la que montar nuestro viaje familiar.

La elección del destino podéis hacerla con un sistema “embudo”, es decir, yendo de lo más amplio a más concreto, por ejemplo: ¿viaje nacional o internacional? Nacional, ¿costa o interior? Interior, ¿cultural o más activo? Activo. Con este ejemplo como veis desde una decisión muy genérica hemos ido decidiendo hasta llegar a un destino “tipo” ya definido: un viaje nacional en interior y activo. Por tanto y a partir de esta primera elección, lo que vamos a hacer es buscar que zonas geográficas se pueden acoplar a esta decisión, en el ejemplo serían zonas como los Pirineos, Picos de Europa, etc, sitios que por lo general reúnen esas condiciones. De aquí ya pasaríamos a una decisión mucho más específica geográficamente hablando en la que tendríamos que buscar que comarca, valle, localidad nos cuadra más para el viaje, bien sea por distancia kilométrica con nuestra residencia, por oferta turística, por relación calidad-precio, etc.

Pero no es esta la única manera de elegir, lógicamente en muchas (muchísimas) ocasiones, la elección del destino la hacemos teniendo en mente aspectos muy variados desde la simple practicidad (el típico caso de una casa que nos dejan en x sitio) pasando por los gustos personales, la tradición familiar (la famosa “casa del pueblo” de muchas familias) o simplemente porque hemos visto un reportaje, una foto o un anuncio de un sitio que nos ha llamado mucho la atención y queremos conocer.

Dicho todo esto y como se trata de montar un viaje familiar, a todo lo anterior hay que sumarle algunas apreciaciones específicas como: ¿la distancia para llegar al destino y el medio de transporte empleado son adecuados para viajar con niños/as? (todos/as sabemos lo largo que puede hacerse un viaje de muchas horas en coche con niños/as pequeños); ¿la zona donde se encuentra el destino dispone de recursos variados y atractivos para toda la familia? Parques infantiles, restaurantes familiares, rutas asequibles, etc; ¿es seguro el destino? Parece una “perogrullada” pero no olvidemos que en determinados destinos más exóticos tendremos que tener en cuenta aspectos como las enfermedades, vacunas, etc e incluso condiciones geo-políticas en zonas de conflictos, etc.

4 Elegir el alojamiento.

Vamos avanzando en la organización del viaje y elegidas las fechas, el presupuesto y el destino, hay que pasar a elegir un alojamiento.

Si se da el caso de que las fechas elegidas son aproximadas porque contáis con una horquilla posible, será mucho más fácil dar con un alojamiento que se adecue más a nuestros gustos y/o necesidades ya que podremos moverlas algo en función de la disponibilidad de los alojamientos.

Lo primero para elegir y reservar nuestro alojamiento será decidir entre 2 modelos básicos: alojamiento en establecimiento “público” o sea aquel en el que vamos a compartir determinados espacios del alojamiento con el resto de huéspedes, para que nos entendamos sería el Hotel, Albergue, Pensión y similar, frente al modelo de alojamiento en establecimiento “privado” referido a que vamos a estar solos mas o menos en el mismo, que básicamente serian casas rurales, apartamentos o casas de vacaciones (muy en boga ahora gracias a plataformas como la archiconocida AirBnB).

Cada uno de los tipos de alojamiento tiene sus ventajas e inconvenientes, por ejemplo, en los establecimientos de tipo Hotelero tendremos muchos servicios disponibles y más tiempo libre que en un apartamento o casa rural, donde tendremos que hacernos la comida (o salir a comer a un restaurante), etc. Si bien hay que decir que en realidad las características de cada uno de estos tipos de alojamiento son las que decidirán por cual nos decantamos.

Aquí entra en juego los aspectos personales como los gustos y preferencias de cada familia, pero como se trata de aconsejaros, por nuestra parte vemos bastante interesante el modelo de alojamiento “privado”, ya que nos permite una autonomía e independencia organizativa bastante recomendable al menos si viajáis con niños/as pequeños.

No olvidemos tampoco que cada vez es más frecuente que cada establecimiento tenga su propio “target” o cliente modelo, por lo que vamos a tener una oferta extensísima de establecimientos “friendly family” por ejemplo y lo contrario, establecimientos donde se desaconseja la estancia familiar (en muchas webs de establecimientos ya se nos dice a que tipo de viaje se especializa el mismo).

Avanzando en la organización, una vez elegido el establecimiento concreto habrá que consultar la disponibilidad del mismo para las fechas elegidas (o moverlas si es posible) y proceder a la reserva y bloqueo del mismo. Lo normal en estos casos es que se nos pida un primer pago de una cantidad para asegurar la reserva, pero no siempre tiene porque ser así. En todo caso nuestra recomendación sería que antes de confirmar en firme una reserva con un pago os aseguréis de las condiciones de anulación que permite el alojamiento, ya que, si por desgracia hubiese que anular el viaje, siempre será interesante saber si nos van a devolver una parte o el total del dinero entregado a cuenta.

alojamiento

5 Elegir el Medio de transporte.

Vamos a la cuestión logística del traslado para lo que también tendremos en cuenta que se trata de un viaje familiar.

La elección del medio de transporte dependerá de la distancia a cubrir y también de las posibilidades que nos ofrezcan las vías de comunicación existentes. Si se trata de un viaje nacional o a países cercanos, por lo general tendremos que elegir entre un vehículo de uso “privado” (ya sea nuestro o alquilado) que nos permitirá mayor autonomía durante el viaje a la hora de movernos pero que al mismo tiempo nos puede obligar a un largo desplazamiento si geográficamente no está cercano a nuestro lugar de domicilio, o bien, el uso de transporte público (avión, autocar, ferrocarril, etc) que en este caso nos limitará un poco a la hora de movernos en el mismo destino. En todo caso, hay opciones para todos los gustos y deberemos primar según la comodidad, seguridad y posibilidades que busquemos, teniendo en cuenta que podemos buscar soluciones a medida como, por ejemplo, en un viaje largo en coche (más de 8 horas para los niños/as pequeños es excesivo probablemente) siempre tenemos la posibilidad de fraccionar el trayecto en 2 o más jornadas.

Otro cantar son los viajes a destinos internacionales en los que por lo general tendremos que desplazarnos con transporte público, siendo el avión el medio por antonomasia de estos viajes. Por ello debemos prever la compra de los billetes con suficiente antelación a la salida para evitar que se agoten o encarezcan mucho y también las condiciones del viaje para los niños/as pequeños (según la edad ocupan o no asiento propio, pagan mas o menos, etc). En estos casos también habrá que tener en cuenta el aspecto del equipaje que veremos después.

6 Reunir Información del destino.

Ir “a ciegas” a un sitio puede ser algo arriesgado, aunque eso sí, la aventura del descubrimiento sobre el terreno también tiene su aquel. Aun así, nosotros para un viaje familiar preferimos tener de antemano cierta información práctica que posteriormente nos vaya a permitir una organización de actividades optima y que asegure el éxito de todo aquello que veamos, visitemos o hagamos durante la estancia.

Hoy en día y gracias como no a Internet, tenemos muchísima información de cualquier lugar del mundo a nuestro alcance lo que nos permite tener información previa de manera muy rápida y cómoda. Antes se solía echar mano de una buena guía de viaje (las famosas Lonely Planet por ejemplo) que adquiríamos en librerías especializadas. Nosotros sinceramente creemos que una manera muy completa de obtener toda la información de nuestro destino es combinar ambos sistemas.

Por un lado visitar y leer todo aquello que haya en la Red, donde destacan sobre todo por su gran número los blogs de viajes, entre ellos encontraremos blogs enfocados a todo tipo de viajes y, además, en el caso de los viajes familiares vamos a encontrar un montón de blogs que se centran en este tipo de viajes concreto (una recopilación de muchos de ellos la podréis encontrar en el siguiente artículo: https://familiasenruta.com/fnr-recursos/consejos-de-viajes/una-seleccion-25-blogs-viajes-ninos/). Por otro lado, una guía de viaje en formato físico es una gran idea sobre todo a la hora de transportarla a cualquier lugar y tenerla a mano durante el viaje y, porque no decirlo, constituye una lectura que en los meses y días previos al viaje nos motivará un montón.

En todo caso y sea cual sea el medio por el que obtengamos la información, los aspectos que deberíamos como mínimo conocer de antemano del lugar al que vamos a viajar serían:

-Aspectos culturales básicos del lugar: lengua, moneda, usos y costumbres específicos, etc.

-Climatología y tipo de entorno (cálido, frio, montañoso, desértico, urbanita, etc)

-Datos de contacto para emergencias: teléfonos, hospitales, seguros, consulados o embajadas si estamos en el extranjero, etc.

-Principales lugares turísticos (o no) del destino: monumentos, parajes naturales, atracciones, museos, etc.

planificacion

7 Organizar y programar las actividades del viaje.

Llegados a este punto, y con toda la información de la que dispongamos, es el momento de entrar al detalle de la planificación, la cual puede ser muy exhaustiva o más general. Sea como sea, el llevar pensado de antemano que vamos a hacer o visitar nos ahorrará un montón de tiempo precioso durante el viaje que podremos utilizar para realmente disfrutarlo y no estar pensando que hacemos hoy o mañana cuando ya estamos allí.

Un sistema muy efectivo y básico seria coger una libreta (o una tabla Excel si lo hacemos en un pc, o una nota del móvil) y realizar un pequeño cronograma con los días que vamos a estar de viaje, descontando por norma general el primer y último día que suelen destinarse tanto a los traslados como a aspectos organizativos (como realizar la compra el primer día o las maletas el último).

Una vez tenemos apuntados en el cuadrante los días “reales” de estancia, tendremos que elegir que actividades vamos a hacer, para ello escogeremos de entre toda aquella información que hemos obtenido previamente, las actividades o visitas que más nos apetezcan, gusten o nos hayan llamado la atención, esto dependerá de cada persona por lo que en un viaje familiar es más que recomendable que esto lo hagamos de manera grupal y cooperativa, o lo que es lo mismo, consensuada entre todos los miembros de la familia, ya que de esta manera evitaremos viajes descompensados en que solo se haga lo que le guste a uno/a y el resto se pueda aburrir. El número de actividades a elegir será el resultado de calcular los días que tenemos disponibles y la duración de las actividades elegidas, así, por ejemplo, en un viaje de 5 días podemos programarnos 3 actividades de día entero y 4 actividades de medio día (siempre teniendo en cuenta que sean combinables entre sí por las distancias y tiempos de desplazamiento de una a otra).

Es muy recomendable no limitarse a un cronograma único, sino elegir actividades de más y dejarlas de “repuesto” ya que nunca se sabe si algo no se va a poder visitar o hacer (típico caso del día de lluvia en que no puedes ir a una excursión y lo cambias por la visita al Museo que tenias en la lista de actividades suplentes). Por tanto, la recomendación seria hacer una lista de actividades extensa, seleccionar el número que nos permitan los días de estancia en función de las apetencias de la familia y dejar de repuesto las que se queden fuera del cronograma.

Como último paso en la planificación del cronograma del viaje, conviene saber si hay algún tipo de actividad de las elegidas que requiera una reserva previa, esto es bastante común en los destinos turísticos y avanzarnos a esta eventualidad y llevar la reserva hecha con antelación desde casa nos permitirá evitarnos luego problemas e incluso no poder hacer algo de lo previsto porque se hayan acabado las plazas disponibles.

8 Hacer la maleta.

Viajar conlleva por definición que tengamos que preparar un equipaje con todo lo que vamos a necesitar en nuestra estancia. A la hora de hacer las maletas lo primero que tenemos que dilucidar es si tenemos “libertad” de espacio físico o tenemos alguna limitación, bien sea por el tamaño de un maletero si viajamos en coche, por el peso si viajamos en avión, etc. También deberemos decidir si necesitamos algún elemento extra como por ejemplo los arcones que se añaden en las vacas de los vehículos, remolques, contratar suplementos por equipaje junto con nuestros billetes de avión, etc.

Una vez tenemos claro el volumen “total” de espacio con el que podemos contar, hay que pensar que vamos a llevar en ese equipaje y, como es un viaje familiar, ¡esto conlleva una muy buena organización para que no se nos olvide nada fundamental! Una de las mejores maneras de preparar el equipaje es hacer primero un listado y luego ir chequeando que se lleva todo. A nivel general hará falta:

-Ropa para toda la familia: tantas mudas como días viajamos y alguna más de emergencia siempre y cuando esto sea factible por duración del viaje (más de 6-7 días es lo máximo operativo para llevar ropa en nuestra opinión), en todo caso, hay que tener en cuenta si tendremos posibilidad de lavar la ropa en nuestro alojamiento o cerca (una muy buena opción en viajes largos en los que el alojamiento no cuenta con lavadora son las franquicias de lavado/secado que nos permiten en un tiempo relativamente corto poder lavar y secar toda nuestra ropa de golpe). Cuando hablamos de ropa por cierto nos referimos tanto a la exterior como a la interior y, en función de la climatología del destino, ropa de abrigo.

-Calzado adecuado: en el caso del calzado también en función de la duración del viaje conviene llevar varios pares por cada miembro de la familia para evitar problemas como que algún par se moje, rompa, etc. El tipo de calzado dependerá también de la combinación de climatología y terreno en que vayamos a movernos.

-Botiquín de seguridad: elemento que cobra especial importancia cuando viajamos con niños/as pequeños. En él no debería faltar el termómetro eléctrico, medicamentos de uso común como Dalsy y Apiretal, tiritas, gasas, cristalmina o similar y algún repelente de insectos, así como algún medicamento para las picaduras leves. A esto habrá que sumarle cualquier medicamento que se esté tomando durante el viaje (en algunos destinos puede ser que no encontremos fácilmente una farmacia a mano).

-Juegos, juguetes, etc: si viajamos con niños/as en edad infantil siempre es buena idea llevar elementos lúdicos con los que completar sus actividades a lo largo de los días del viaje, tanto ellos como los padres y madres lo agradecerán. En el caso de que ya monten en bicicleta, si es factible por el espacio disponible en el medio de transporte, también la bici da mucho juego y diversión.

-En caso de viajar con bebés: para las familias con bebés el equipaje toma otra dimensión, y es que el volumen de lo que hay que transportar aumentará sustancialmente con elementos como el carrito (que se pliegue bastante para ahorrar espacio), pañales y toallitas, biberones, potitos, tronas portátiles (muy útiles si pretendemos comer en restaurantes que no siempre tienen tronas disponibles), intercomunicadores para cuando el bebé está durmiendo en su cuarto, etc.

equipaje

9 Trámites u otros pasos previos al viaje.

Estamos llegando al final del proceso organizativo del viaje, pero aún pueden quedar algunos cabos por atar que tengamos que resolver, normalmente la parte más aburrida de la organización es esta que son los trámites burocráticos y otros.

Algunos de los que nos puede tocar hacer son: gestión de pasaportes para viajar el extranjero, seguros de viaje si lo consideramos necesario, permisos de entrada según el país que vayamos a visitar, vacunación para evitar algunas enfermedades, etc. Como es muy farragoso entrar al detalle de todos estos trámites aquí tenéis un enlace donde viene un buen resumen de los mismos: https://www.viajejet.com/requisitos-necesarios-para-viajar-al-extranjero/

En el tema comunicaciones después de la “liberación” de las tarifas roaming en Europa es mucho más sencillo ya que no tienen coste añadido las llamadas ni el uso de datos (por tanto podréis gastar el WhatsApp para comunicaros sin temor), sin embargo para otros destinos si que tendréis que ver las posibilidades que cada compañía os ofrece (la mayoría tienen tarifas especiales para estos casos).

Y una última recomendación a nivel sanitario, conviene saber antes de viajar a algún destino que documentación necesitaremos para ser atendidos si es necesario, en algunos viajes si son nacionales bastará con nuestra tarjeta sanitaria, pero por ejemplo en países europeos necesitaremos la llamada Tarjeta Sanitaria Europea (que se puede solicitar desde la Seguridad Social por internet). Para viajar a otros países fuera del ámbito europeo necesitaremos un seguro específico que cubra esta posible eventualidad.

10 Viajar, descubrir y aprender.

Por último, ya solo queda el viaje, nuestra recomendación es que no os quedéis solo con los aspectos típicos del destino, buscad, conoced y haced del viaje un aprendizaje. Y es que como alguien dijo “Viajar es algo que pagas y te hace más rico”.